Samen werken aan kwaliteit

Een agile veranderaarpak helpt je om resultaatgericht te verbeteren door intensieve samenwerking. Het manifest voor agile veranderen helpt organisaties om hun agility te verhogen: Blijvende verbetering van de resultaten, tevreden klanten, en blije medewerkers. Een voorbeeld uit de praktijk wat laat zien hoe samen werken aan kwaliteit tot betere resultaten heeft geleid.

Agile veranderen

Het derde principe van het manifest voor agile veranderen zegt:

Resultaatgericht en intensief samenwerken over directieve doelen met “command & control” management.

Veranderen werkt enkel als het een win-win oplevert. Voordeel voor zowel de medewerkers als het management, dan profiteert het gehele bedrijf.

Uit de praktijk

Een klant vroeg mij om de samenwerking tussen hun kwaliteits- en procesmanagers en het management te verbeteren. Ik heb hun begeleid bij het vergroten van de effectiviteit van de kwaliteitsrapportage.

Al gedurende langere tijd werd er maandelijks een kwaliteitsrapportage gemaakt, maar die was nog steeds niet besproken in de management team (MT) vergaderingen van de betrokken afdelingen.

In eerste instantie hielden de kwaliteits- en procesmanagers het bespreken tegen, omdat het rapport nog niet compleet was en naar hun mening onvoldoende inhoud en kwaliteit had. Later kwam het rapport op de agenda, maar kwam men er vaak niet aan toe. Het kreeg te lage prioriteit, het MT koos ervoor om lopende problemen te adresseren. Dezelfde problemen stonden echter vaak ook in de kwaliteitsrapportage, inclusief de diepere oorzaken en voorstellen hoe ze aangepakt konden worden. Gemiste kans dus.

De kwaliteitsmanagers legde zich bij de MT beslissing om hun rapport niet te bespreken neer. Soms morrent, ze hadden er immers wel tijd en energie in gestopt. Telkens als hun agendapunt niet aan de orde kwam kreeg hun motivatie een tik. Maar ik zag ook opluchting, eigenlijk vonden ze hun rapportage nog steeds niet goed genoeg, dus waren ze bang voor de reacties van het management.

Hoe doorbreek je zo’n situatie waarin de oplossing beschikbaar is maar niet benut wordt waardoor niemand verder komt?

Allereerst maakte ik de kwaliteitsmanagers duidelijk dat hun rapport ruim voldoende kwaliteit had. Het had waarde voor de organisatie, maar die waarde kan alleen benut worden door samenwerken met het MT.

Ook legde ik uit dat het niet bespreken van de rapportage in de MT vergaderingen in hun nadeel werkte. Door het uitstellen werden de problemen alleen maar groter, waardoor het nog lastiger werd om het in één MT vergadering aan te pakken. Het enkel opvolgen van opdrachten van het MT was geen goede aanpak, om verder te komen moesten ze gaan samenwerken met het MT.

Ik besprak ook verwachtingen, wat hielp om de cirkel te doorbreken. Ik maakte duidelijk dat het MT geen perfect rapport verwacht. Het is de combinatie van het rapport, de toelichting in de vergaderingen en de acties die MT leden en de kwaliteitsmanagers nemen die er samen voor zorgen dat de problemen aangepakt worden.

Ik sprak ook met de MT leden om hun duidelijk te maken hoe het bespreken van de rapportage hun kan helpen om hun doelen te halen. Ik legde uit dat in rapport meetresultaten stonden van hun doelen. Dat samenwerken met de kwaliteits- en procesmanagers nut had, vanwege hun diepe inhoudelijke kennis en omdat ze actie konden ondernemen en daarmee problemen blijvend oplossen.

Toen alle betrokkenen begrepen dat de rapportage oplossingen bood voor de terugkerende problemen was hun interesse gewekt. De rapportage werd op het MT besproken en de voorgestelde acties werden goedgekeurd door de MT leden. De resultaten die dat bracht bevestigde dat intensief samenwerken beter is. Er ontstond meer vertrouwen, waardoor het kwaliteitsteam effectiever en ook meer zelfstandig kon opereren.

Samenwerken loont

Alleen opdrachten opvolgen met “command & control” management werkt niet. Managers moeten ruimte geven aan hun medewerkers, en medewerkers moeten die ruimte ook benutten.

Door samen aan de slag te gaan kwam iedereen verder en profiteerde het bedrijf. Resultaatgericht en intensief samenwerken, dat werkt!

Originally published at Ben Linders.